Руководство по эксплуатации для поставщиков услуг по обучению

Используйте следующие ссылки для перехода к переведенным версиям этой страницы.

Вы находитесь на этой странице: Руководство по эксплуатации для поставщиков услуг обучения

Бывшее Руководство по операциям проекта "Обучение и административная деятельность".

Содержание

Руководство по эксплуатации

Руководство по работе с поставщиками услуг по обучению (OMTV) содержит важные указания по выполнению контракта/плана работы для тех учебных заведений и других организаций, которые предоставляют услуги по обучению, спонсируемые Бюро обучения и развития (BTD) OCFS. Обратите внимание, что Бюро по обучению и развитию называет эти учреждения и организации в совокупности "поставщиками" независимо от их государственного или частного статуса.

Руководство по эксплуатации проекта (OMTV) от мая 2019 года (скачать можно ниже) является преемником ранее использовавшегося Руководства по эксплуатации проекта (POM) от 2009 года. OMTV заменяет все ссылки на POM, содержащиеся в существующих контрактах, меморандумах о взаимопонимании, рабочих планах и других официальных документах. Помимо конкретных политик и процедур, он включает справочную информацию, глоссарий, справочник персонала, перечень форм и другие материалы, предназначенные для ознакомления продавцов и их сотрудников с административными требованиями.

Обратите внимание, что Приложение 4 к OMTV, Политика Бюро обучения и развития OCFS в области авторского права, является самостоятельным документом. Все формы поставщиков, указанные в OMTV, также являются самостоятельными документами. Некоторые из них были разработаны в формате MS Word, а другие - в формате MS Excel, в зависимости от того, какой формат был более подходящим. К каждой форме прилагаются инструкции. Ниже они представлены в соответствии с областью основного процесса, в которой они задействованы.

Если вам нужна дополнительная информация, относящаяся к руководству и связанным с ним формам, пожалуйста, свяжитесь с назначенным вами менеджером по обучению BTD для решения вопросов по следующим областям процесса: Планирование и коммуникация; Надзор и контроль; Информация; Человеческие ресурсы; Поставки; Изменения в контрактах/планах работ; и Отчетность. По вопросам закупок, управления затратами и возмещения расходов обращайтесь в финансово-административный отдел Бюро по обучению и развитию по телефону 518-474-7039.

Выберите ссылку ниже, чтобы просмотреть, распечатать и скачать необходимые вам документы:

• Руководство по эксплуатации для поставщиков услуг по обучению (июнь 2020 года)
  Это полное руководство, в котором изложены оперативные требования ко всем поставщикам, имеющим действующие контракты/планы работы с Бюро по обучению и развитию.
• OCFS Бюро обучения и развития Политика в области авторского права (Обновлено в декабре 2013 года)
  Ссылка на этот отдельный документ содержится в Операционном руководстве для поставщиков услуг по обучению в качестве ПРИЛОЖЕНИЯ 4.
• Руководство для поставщиков услуг по обучению OCFS BTD в отношении руководства по брендингу NYS
  Руководство для поставщиков тренингов Бюро обучения и развития (BTD) OCFS в отношении руководства по брендингу NYS.
• Инициатива по брендингу штата Нью-Йорк
• Шаблон титульной страницы
  Шаблон титульного листа, включая заявление об отказе от ответственности для учебных документов.
• Шаблон OCFS PowerPoint для учебных документов

Формы для поставщиков

Планирование и коммуникация

• OCFS-4895 Обновление контактов с поставщиками
  Предоставляет поставщикам возможность обновлять свою официальную контактную информацию для использования OCFS.

Человеческие ресурсы

• OCFS-3108 Заявка подрядчика на участие в конференции
  Предоставляет возможность запросить предварительное разрешение BTD на участие сотрудников/консультантов поставщиков в конференциях для поддержания или повышения их квалификации.
• OCFS-4715 Форма о неразглашении конфиденциальной информации
  Предоставляет возможность получить от нового сотрудника или консультанта заверение в том, что он не будет разглашать конфиденциальную или служебную информацию.
• OCFS-4716 Сертификация биографических данных сотрудников подрядчиков и волонтеров
  Предоставляет возможность получения проверки биографии. Используется только в тех случаях, когда это применимо - то есть, когда сотрудник или консультант будет выполнять работу в детских и молодежных учреждениях OCFS.
• OCFS-4789 Пересмотренный контракт/рабочий план Расходы на персонал
  Используется в сочетании с изменениями в бюджете и кадровыми изменениями. Предназначен для отображения всего бюджета личных услуг. Эта форма становится заменой оригинальной формы 3104 (II).

Закупки

• OCFS-2147 Запрос на предварительное утверждение договора субподряда
  Предоставляет возможность запросить предварительное одобрение BTD для найма субподрядчиков.
• OCFS-4630 M/WBE субподрядчики и поставщики Письмо о намерении участвовать Форма
  Указывается субподрядчик М/ВБЕ и предлагаемые услуги. Заполняется поставщиком M/WBE и подается вместе с формой использования субподрядчика.
• OCFS-4631 Форма использования субподрядчиков/поставщиков
  Определяет прогнозируемое использование субподрядчиков M/WBE. Представлены с предложениями.

Результаты

Создание и использование учебных продуктов

• OCFS-4381 Титульный лист - представление конечного продукта
  Служит в качестве титульного листа при представлении конечного продукта работы, такого как учебная программа, брошюра, видеозапись и т.д.
• OCFS-2148 Запрос на получение лицензии на использование рабочих продуктов
  Предоставляет поставщику средства для запроса разрешения и получения соответствующей формулировки относительно лицензионных прав на использование материала за пределами сферы действия контактного/рабочего плана, в рамках которого он был разработан.

Проведение и оценка учебных мероприятий

• OCFS-4448 Учебный реестр
  Собирает данные о незарегистрированных индивидуальных участниках обучения (имена, названия должностей, коды и т.д.) в начале реализации программы обучения.
• Анкета реакции участника OCFS-3246
  Стандартная форма оценки учебного курса (уровень 1), заполняемая участниками программы.

Управление затратами и возмещение расходов

• Форма авторизации системы управления контрактами OCFS-4821
  Позволяет поставщикам добавлять, инактивировать или изменять пользователей с онлайн-учетными записями CMS.
• AC 22-S Запись в журнале Главной книги
  Используется для перевода средств на счета Государственного университета Нью-Йорка (SUNY), Городского университета Нью-Йорка (CUNY) или других учреждений NYS. Он также используется для перевода средств со счета кампуса SUNY в OCFS, когда это необходимо (например, при сверке распределения расходов и возмещении авансовых платежей). Заменяет AC-2414 Перенос журнала/перенос выручки, который устарел.
• AC 3253-S Требование об оплате
  Используется частными поставщиками для подачи заявки на возмещение расходов. Заменяет стандартный ваучер AC-092, который устарел.
• OCFS-3106 (I-VIII) Сводка расходов
  Предоставляет поставщику возможность подтвердить расходы. Предоставляет сводку и разбивку статей расходов (затрат) по контракту/плану работ за заявленный период и нарастающим итогом, по бюджетным категориям. Подготавливает подтверждающую документацию для претензий. Помогает отслеживать расходы на сегодняшний день относительно бюджета.
• OCFS-3106A Сводка расходов на административную деятельность
  Предоставляет краткое описание статей расходов (затрат) на административную деятельность в течение заявленного периода и нарастающим итогом (только для проектов, финансируемых по разделу IV-E). Позволяет поставщику сообщать (не заявлять) о расходах на административную деятельность.
• OCFS-4793 Сертификация дублирующих контрактов
  Используется для подтверждения того, что поставщик не производит двойную оплату расходов по разным контрактам/планам работы.
• OCFS-4795 Запись о закупках оборудования
  Предоставляет подтверждающую документацию в отношении закупок оборудования, произведенных в течение заявленного периода.
• OCFS-4798 Рабочая таблица долевого участия государственных поставщиков
  Документирует распределение государственных расходов, связанных с контрактом/планом работ.
• AC3243-S (Rev. 5/13) Запрос на электронный платеж (ePayment)
  Инициирует процесс в OSC, чтобы поставщики могли получать электронные платежи по утвержденным требованиям.

Изменения в контрактах/планах работ

• OCFS-4796 Запрос на изменение контракта/бюджета рабочего плана
  Инициирует запрос поставщика на утверждение перераспределения средств в рамках утвержденного бюджета. Требуется форма 3104 в качестве подтверждающей документации.
• OCFS-3104 (I-VIII) Бюджет контракта/рабочего плана
  Определяет текущий бюджет контракта/плана работ. Обновляется при каждом запросе на изменение бюджета. Если модификация бюджета утверждена, она становится бюджетом замещения.
• OCFS-3104A (I-VIII) Все прочие административные мероприятия суббюджет и отчетность DAB-1666
  Используется для всех запросов на изменение бюджета, если проект частично или полностью финансируется из средств раздела IV-E. Эта форма включена в пакет предложений и должна быть обновлена в случае запроса на изменение бюджета.
• OCFS-4789 Пересмотренный контракт/рабочий план Расходы на персонал
  Используется в связи с изменениями в бюджете, кадровыми изменениями и подачей претензий. Эта форма становится заменой оригинальной формы 3104 (II).
• OCFS-3102 Список учебных и административных мероприятий (TAAL)
  Документ спецификации и предложения, который корректируется при изменении программы контракта/плана работ. Используется для определения результатов и поддержания ясности и точности объема работ в течение всего года поставки. Менеджер по обучению BTD является создателем TAAL, первоначально предоставленного поставщику.
• OCFS-3856 Сводка по учебной/административной деятельности (TAAS)
  Это в первую очередь документ спецификации и предложения. В нем содержится подробная информация о конкретном учебном или административном мероприятии. Он также может возникнуть при изменении программы. Может потребоваться создание существующей TAAS или разработка новой TAAS.

Отчетность

• OCFS-4799 Ежеквартальный отчет об обучении и административной деятельности
  Предоставляет количественное и качественное резюме учебных и административных мероприятий, проведенных в течение завершенного квартала.
• OCFS-4734 Обучение и административная деятельность Ежеквартальный отчет об оценке
  Обобщает результаты оценок, проведенных в течение квартала, включая количество ответов, рейтинги оценок, выводы и заключения, улучшения в учебной деятельности и рекомендации по будущим улучшениям.
• OCFS-4797 Ежеквартальный отчет индивидуального полевого персонала
  Предоставляет отчет о деятельности по контракту/плану работ по каждому отдельному сотруднику на местах.
• OCFS-4876 Сводка ежеквартальных отчетов полевого персонала
  Коллективно предоставляет отчет о деятельности по контракту/плану работ для всех сотрудников на местах.
• OCFS-4441 Ежеквартальный отчет M/WBE
  Резюмирует использование MWBEs в контракте/плане работ. Включено в пакет документов по позитивным действиям.
• OCFS-4629 Форма плана кадрового обеспечения проекта
  Обобщает кадровое разнообразие. Кадровый план представляется вместе с предложениями и повторно представляется в случае изменений в течение года поставки. Также представляется вместе с квартальной отчетностью.
• OCFS-4630 M/WBE субподрядчики и поставщики Письмо о намерении участвовать Форма
  Указывается субподрядчик М/ВБЕ и предлагаемые услуги. Заполняется субподрядчиком/поставщиком M/WBE и подается вместе с формой использования субподрядчика.
• OCFS-4631 Форма использования субподрядчиков/поставщиков
  Определяет прогнозируемое использование субподрядчиков M/WBE. Представлены с предложениями.
• OCFS-4843 Форма B Услуги государственного консультанта - Ежегодный отчет подрядчика о трудоустройстве
  Используется для раскрытия информации обо всех сотрудниках проекта в целях соблюдения закона штата об использовании консультантов. Он подается один раз в год после закрытия финансового года штата.